Saiba como planejar a melhor viagem de formatura

Fazer uma viagem de formatura é a melhor forma de encerrar um ciclo e marcar os anos de estudante. Afinal, todos nós passamos grande parte da vida dentro dos colégios, e algumas pessoas, inclusive, ficam na mesma instituição desde a infância até o final da adolescência. 

Além disso, é na escola que diversos momentos marcantes acontecem, além, é claro, de adquirirmos conhecimentos que depois serão utilizados na universidade. Ou seja, antes de se despedir da turma, vale a pena comemorar em grande estilo.

Embora despedidas seja algo triste, a etapa do colégio não precisa terminar com sentimentos nostálgicos. Para isso, viver momentos inesquecíveis ajuda a finalizar essa etapa com muita alegria. 

Como? Planejando a melhor viagem de formatura com a galera da sua sala.

É por isso que trouxemos um guia prático com todos os passos que você precisa para organizar uma trip divertida com o pessoal do terceiro ano ou com seus amigos da graduação. 

Anote as dicas a seguir e passe este roteiro aos outros estudantes e professores, pois com certeza o manual vai ajudar — e muito — na preparação do embarque.

8 dicas para organizar uma viagem de formatura inesquecível

Viajar é maravilhoso, mas cuidar dos planejamentos para que ela aconteça de forma segura e proveitosa requer certa responsabilidade — e, principalmente, organização. 

Além disso, antes de cair na estrada é fundamental que a maioria das pessoas estejam de acordo com o destino escolhido, aos valores, às datas de embarque e quais atividades fazer na trip.

E apesar de ser difícil agradar tantos viajantes com gostos diferentes, não desanime e siga todas as etapas deste guia, para que assim a sua viagem de formatura seja um sucesso e fique para sempre na memória de todos os alunos. 

Vamos começar?

1. Comece a programar a viagem de formatura já no começo do ano

Quanto antes começarem a se organizar, melhor. 

Sabemos que de janeiro até a data da viagem vai parecer que existe muito tempo, mas é melhor prevenir do que remediar, certo? Portanto, assim que chegar na escola ou na faculdade — ou seja, logo nos primeiros dias de aula e no máximo até a segunda semana do ano letivo — já comece a conversar com os alunos e professores responsáveis sobre a viagem de formatura.

Se atente a data do passeio, para que não atrapalhe outros eventos importantes, como provas de vestibular e da instituição, datas festivas ou ainda o Baile de Formatura, se for o caso.

Uma dica importante é anotar os principais insights que surgirem nas primeiras conversas, pois isso servirá para saber mais ou menos a quantidade de interessados na trip, quais cidades a maioria têm vontade de conhecer e se todos concordam com os possíveis meses de embarque.

Ah, e tenha em mente que cuidar de todos esses detalhes da sua viagem de formatura exige tempo para que tudo possa ser feito sem pressa e com organização, evitando estresse caso aconteçam alguns imprevistos.

2. Monte uma comissão de formatura

Como todo planejamento da viagem de formatura envolve muitas questões significativas e decisões importantes, o ideal é dividir as tarefas de acordo com as aptidões de cada um. 

Ou seja, primeiramente deve-se fazer uma pesquisa com todos os interessados em participar da comissão de formatura e depois separar as atividade conforme o perfil de cada um.

Uma divisão funcional de equipe é a seguinte:

• O aluno que se comunica bem pode passar as informações durante as reuniões;
• O mais responsável e com facilidade em matérias de exatas cuida do dinheiro que será arrecadado e das contas que deverão ser pagas;
• A pessoa com habilidade em organização fica com o gerenciamento das tarefas que foram feitas, incluindo os pagamentos, as ligações, as cotações e as cobranças;
• O estudante com perfil de liderança é perfeito para ser o presidente da comissão;
• Já o aluno com uma veia comercial tem a capacidade de realizar as cotações e fechar — com descontos e bons preços — os pacotes de viagem após as reuniões;
• Além disso, aqui vai uma dica extra: caso a sua escola tenha estudantes que não possuam condições financeiras dos pais pagarem o passeio, alguns adolescentes podem ser responsáveis por atividades de marketing capazes de gerar recursos. Ou seja, que tal vender doces, fazer vaquinhas ou criar sorteios e rifas? São opções válidas e capazes de transformar o sonho do embarque em realidade.

Por fim, saiba que todos esses detalhes — principalmente no que se refere ao dinheiro — deverão ficar acessíveis a todos os envolvidos na administração da viagem de formatura. Então, o melhor é anotar os dados em planilhas impressas que possam ser distribuídas semanalmente ou compartilhadas via e-mail.

3. Verifique quantos alunos irão participar da trip

Com a comissão fechada, chegou a hora de descobrir quantos alunos têm interesse em viajar. Inclua também aqueles que não tem condições financeiras no momento.

Como uma grande quantidade de pessoas gera um desconto maior nas companhias de turismo, algumas vezes compensa fazer projetos paralelos para angariar fundos para que a maioria possa participar, como os já citados acima. 

Além das ideias dadas, vale listar outras formas de arrecadar verba que não seja exclusivamente o investimento dos responsáveis.

E caso alguns dos projetos sejam viáveis e compense para um grande número alunos, procure pacotes que comportem essa quantidade de estudantes. 

Ah, e vale ter atenção ao pagamento parcelado, pois as vendas deverão começar nas semanas seguintes ao início do ano letivo e tudo deverá estar quitado até um mês antes da data de embarque, ok?

Porém, se não for uma ideia acessível, peça aos interessados que conversem com os pais e perguntem qual valor eles podem gastar na viagem de formatura. É muito importante fazer um acordo de valores entre os alunos participantes, a fim de ver um limite máximo que possa ser gastado e trazer o máximo de alunos para a viagem.

Lembrando que para um número menor de pessoas, as taxas dos estabelecimentos e dos voos tender a ser um pouco mais caras.

4. Busque agências de turismo

Com o número de formandos em mente, entre em contato com as agências de turismo. O responsável pela parte de cotações deve conversar com o maior número possível de vendedores, além de tirar todos os tipos de dúvidas, como:

• Valores a prazo e à vista;
• Formas de parcelamento, descobrindo se aceitará cartões de crédito, boleto, entre outros;
• Meios de transporte para as excursões;
• Períodos da viagem de formatura;
• Se a hospedagem e as refeições estão inclusas no pacote;
• Quais os preços somente de passagens, com estadia e alimentação separadas.

Quanto maior o número de detalhes, mais fácil fica para tomar a decisão final. E antes de passar para todos, primeiramente converse com os membros da comissão.

Não se esqueça de fazer uma pesquisa do histórico dessas empresas pelas redes sociais, desconfie de valores muito abaixo da tabela, pois podem ser golpe e a sua viagem de formatura vai por água abaixo.

5. Escolha a cidade para a viagem de formatura

Os municípios mais escolhidos entre os jovens para uma viagem de formatura são aqueles com praias, trilhas e atividades ao ar livre, já que unem diversão e um ótimo custo-benefício. 

Outras cidades possuem destaque pelas baladas, shows e gastronomia, e a definição final do local deve ser feita de acordo com o perfil da maioria.

Alguns dos destinos mais famosos para viagens de formaturas são:

• Porto Seguro, Bahia;
• Florianópolis, Santa Catarina;
• Búzios, Rio de Janeiro;
• Fortaleza, Ceará;
• Angra dos Reis, Rio de Janeiro.

Passe todas as informações para os demais aluno: os valores para cada local e quais atrações oferecem para os viajantes. Caso haja uma divisão entre as escolhas, faça uma votação entre as duas primeiras.

Para essa etapa é necessário que o presidente da comissão tenha pulso firme, pois a eleição do embarque pode gerar um pouco de discussão entre os formandos. Se for necessário, peça ajuda a algum professor para manter a ordem durante a conversa.

6. Separe a documentação

Não deixe para separar toda a sua documentação em cima da hora. 

Tenha em mente que o RG velho precisa ser atualizado para você embarcar de avião e que os cartões de planos de saúde ou do SUS são muito importantes para que possa ser atendido(a) no hospital em caso de emergência. 

Além disso, se for menor de 16 anos é imprescindível uma autorização formal dos pais.

7. Defina gastos, tempo de viagem, roteiros e data de embarque

Antes de embarcar, defina com todos os integrantes qual percurso que será feito, incluindo os locais que serão visitados, as praias, os pontos turísticos e as festas. 

Também selecione um gasto estimado para esses passeios que não estarão inclusos em passagens e hospedagens, como ingressos, comidas por fora e lembrancinhas, por exemplo.

Lembrando que as despesas extras também devem comportar o perfil dos estudantes, pois de nada adianta fazer vendas e vaquinhas para incluir todos na viagem de formatura, mas depois escolher atividades mais caras e que os alunos com limitações financeiras não poderão participar, concorda? 

Pense que ninguém deve ficar isolados no hotel e todos merecem aproveitar o passeio igualmente.

O tempo de estadia também é muito importante. Caso queiram economizar e ainda curtir por alguns dias, o mês de agosto é o ideal — já que não possui feriados e nem atrapalha as semanas de entregas de trabalhos e de provas, além de não ser alta temporada nos litorais brasileiros.

8. Reserve a hospedagem em um hotel acessível, seguro e confortável

Como meio de economizar, muitas vezes compensa fechar a hospedagem separada das passagens e dos demais produtos oferecidos no pacote. Isso porque uma venda conhecida como “casada” possui a parte da agência, cobrando uma comissão aos alunos.

No caso de escolhas separadas, não existe esse extra, principalmente para os estudantes que vão viajar em turmas grandes. Se  tudo for cotado de forma antecipada e em datas que também não possuem muita procura, todos esses critérios darão um superdesconto.

E ao tratar de hotel com conforto e bom preço, a Oyo Rooms entende. Além disso, em viagens em grupo, você pode optar por fazer reservas em grandes quantidades por preços muito justos. A Oyo também trabalha com esta possibilidade e há muita praticidade ao aderir.

Presente na maioria das cidades brasileiras, a rede conta com as melhores localizações, quartos aconchegantes e valores que cabem em todos os bolsos. Faça sua pesquisa, converse com seus amigos e garanta as reservas da viagem de formatura hoje mesmo clicando abaixo!